棚卸しを効率化する方法｜小規模店舗の作業時間を減らす5つのポイント

棚卸しは、店舗にある商品の数量と、 記録されている在庫数が一致しているか確認する重要な作業です。

しかし商品数が増えると、 商品を数えるだけでも多くの時間が必要になります。

さらに在庫数が合わない場合は、 入庫・販売・廃棄などの記録を確認し、 差が発生した原因を調べなければなりません。

この記事では、小規模店舗が棚卸しを効率化するための 基本的な方法を解説します。

棚卸しとは？

棚卸しとは、店舗や倉庫に実際に存在する商品を確認し、 帳簿やシステム上の在庫数と照合する作業です。

このような差がある場合は、 入出庫の記録漏れや商品の破損など、 原因を確認する必要があります。

なぜ棚卸しに時間がかかるのか

商品数が多い

商品の種類が増えるほど、 実際の商品数を数える作業量も増えます。

特に雑貨店や古着店など、 多くの商品を扱う店舗では大きな負担になることがあります。

商品情報が整理されていない

商品名や商品コードの付け方が統一されていないと、 実物の商品と在庫表を照合するのに時間がかかります。

入出庫の記録漏れがある

日々の入庫・出庫が正しく記録されていないと、 棚卸しの際に大量の在庫差異が発生する可能性があります。

差異が多いほど、 原因を確認するための作業も増えてしまいます。

棚卸しを効率化する5つの方法

1. 商品コードを統一する

商品ごとに商品コードを設定し、 同じ商品を複数の名称で管理しないようにします。

商品を一意に識別できる状態を作ることで、 棚卸し時の照合作業を行いやすくなります。

2. 商品をカテゴリ別に整理する

店舗の商品をカテゴリや売場ごとに整理すると、 棚卸しを一定の順番で進めやすくなります。

このように確認する順番を決めておくことで、 数え忘れや二重カウントを防ぎやすくなります。

3. 入庫・出庫を日常的に記録する

棚卸しを楽にするためには、 棚卸し当日だけではなく日々の在庫管理が重要です。

商品を仕入れたら入庫、 販売・廃棄などで商品が減ったら出庫として記録します。

日常的に記録しておけば、 実際の在庫と記録上の在庫との差を小さくしやすくなります。

4. 在庫差異を放置しない

在庫数に差が見つかった場合は、 そのまま数字だけを修正するのではなく、 可能な範囲で原因を確認します。

• 入庫の記録漏れ
• 出庫の記録漏れ
• 商品の破損・廃棄
• 入力ミス
• 商品の数え間違い

差異が発生する原因を把握すると、 次回以降の棚卸しでも同じ問題を減らしやすくなります。

5. 在庫管理を一元化する

紙、Excel、複数のファイルなどに情報が分散していると、 棚卸しの際に複数の情報を照合する必要があります。

商品情報、現在庫、入出庫履歴を 一か所で確認できる状態にすると、 棚卸し作業を進めやすくなります。

棚卸しの頻度はどう決める？

棚卸しの適切な頻度は、 店舗の商品数や商品の動きによって異なります。

重要なのは、長期間まったく確認しない状態を避けることです。

売れ筋商品や在庫差異が発生しやすい商品だけを 定期的に確認する方法もあります。

棚卸しで確認したいポイント

• 記録上の在庫と実在庫が一致しているか
• 在庫切れの商品がないか
• 必要以上に在庫が多い商品がないか
• 長期間動いていない商品がないか
• 入出庫の記録漏れがないか

単に商品数を数えるだけでなく、 在庫の状態を見直す機会として活用することが重要です。

棚卸しを効率化するならZairico

Zairicoは、個人店・小規模店舗向けの シンプルな在庫管理サービスです。

商品情報、現在庫、入庫・出庫、 入出庫履歴をブラウザから確認できます。

日々の在庫変動を記録しておくことで、 棚卸しの際にも現在の在庫状況を確認しやすくなります。

発注が必要な商品、 過剰在庫・死に在庫、 売れ筋商品などの確認にも対応しています。

CSVインポート・エクスポートにも対応しているため、 Excelで管理している商品情報を扱うこともできます。

まとめ

棚卸しを効率化するには、 棚卸し当日の作業だけを改善するのではなく、 日々の在庫管理を正確に行うことが重要です。

商品情報を整理し、 入庫・出庫を記録しておけば、 実在庫との差を小さくしやすくなります。

Excelなどでの管理が複雑になってきた場合は、 在庫管理システムを利用して情報を一元化する方法もあります。