Excelで在庫管理する方法｜作り方・メリット・限界を小規模店舗向けに解説
小規模店舗で在庫管理を始めるとき、 手軽な方法のひとつがExcelを使った在庫管理です。
商品名や在庫数を一覧にしておけば、 紙やノートだけで管理するよりも検索や集計がしやすくなります。
一方で、商品数や入出庫の回数が増えると、 Excelへの入力や更新そのものが負担になる場合があります。
この記事では、Excelで在庫管理を行う基本的な方法と、 メリット・デメリット、在庫管理システムへ切り替えるタイミングを解説します。
Excelで在庫管理する基本的な方法
Excelで在庫管理を行う場合、 まず商品ごとの情報を一覧で管理します。
商品名
カテゴリ
仕入価格
販売価格
現在庫
発注点
最低限これらの情報を管理しておくと、 商品ごとの在庫状況を確認しやすくなります。
Excel在庫管理表の作り方
1. 商品一覧を作る
最初に、管理する商品の一覧を作成します。
商品ごとに商品コードを設定しておくと、 名前が似ている商品でも区別しやすくなります。
また、カテゴリを設定しておけば、 商品数が増えた場合でも絞り込みや集計がしやすくなります。
2. 入庫数を記録する
商品を仕入れた場合は、 入庫した数量を記録します。
「いつ」「どの商品を」「何個入庫したか」を残しておくことで、 在庫が増えた理由を後から確認できます。
3. 出庫数を記録する
商品が販売された場合や、 廃棄などによって在庫が減った場合は出庫として記録します。
入庫と出庫の両方を記録することで、 現在の在庫数を把握しやすくなります。
4. 現在庫を確認する
Excelでは、入庫数と出庫数を利用して 現在庫を計算することもできます。
商品数が少ない段階では、 この方法でも十分に在庫を管理できます。
5. 発注点を設定する
欠品を防ぐためには、 商品ごとに発注する基準を決めておくことが重要です。
例えば「在庫が5個以下になったら発注する」と決めておけば、 発注が必要な商品を判断しやすくなります。
Excelで在庫管理するメリット
導入しやすい
Excelを普段から利用している場合、 新しいシステムの操作方法を覚えなくても在庫管理を始められます。
自由に項目を変更できる
店舗に合わせて列を追加したり、 必要のない項目を削除したりできます。
商品数が少ない店舗では、 シンプルな在庫表だけでも管理できる場合があります。
関数を使って集計できる
SUMやIFなどの関数を利用すれば、 在庫数の計算や条件に応じた表示も可能です。
Excel在庫管理のデメリット
入力作業が増える
入庫や出庫が発生するたびに、 Excelを開いて数値を更新する必要があります。
商品数や取引回数が増えるほど、 更新作業の負担も大きくなります。
入力ミスが発生しやすい
数値を手入力していると、 入力漏れや入力間違いが発生する可能性があります。
数式を誤って削除したり変更したりすると、 在庫数の計算結果が正しくなくなることもあります。
入出庫履歴を管理しにくくなる
商品数や入出庫回数が増えると、 「いつ、どの商品が、どれだけ動いたのか」を 一覧から確認することが難しくなります。
欠品や過剰在庫を見つけるのに手間がかかる
Excelでも条件付き書式や関数を利用すれば、 在庫が少ない商品を表示できます。
ただし、管理項目が増えるほど表や数式が複雑になり、 メンテナンスの負担も増えていきます。
Excelから在庫管理システムへ切り替えるタイミング
Excelは小規模な在庫管理には便利ですが、 次のような状態になった場合は管理方法を見直すタイミングです。
- 商品数が増えて在庫表が見づらくなった
- 毎日の入出庫入力に時間がかかる
- 在庫数が実際の商品数と合わない
- 発注が必要な商品をすぐ確認したい
- 過剰在庫や死に在庫を把握したい
- 売れ筋商品を確認したい
Excelを使い続けること自体が目的ではありません。
管理にかかる時間やミスが増えてきた場合は、 専用の在庫管理システムを利用する方法もあります。
Excel在庫管理が大変になったらZairico
Zairicoは、 個人店・小規模店舗向けのシンプルな在庫管理サービスです。
商品登録、入庫・出庫、現在庫の確認、 入出庫履歴などをブラウザ上で管理できます。
また、発注が必要な商品の確認、 過剰在庫・死に在庫の確認、 売れ筋商品の確認にも対応しています。
CSVインポート・エクスポートにも対応しているため、 Excelなどで管理している商品情報を扱うこともできます。
Excelでの在庫管理が複雑になってきた店舗でも、 必要な機能をシンプルに利用できることを目的としています。
まとめ
Excelは、小規模店舗が在庫管理を始める方法として便利です。
商品数が少ないうちは、 商品一覧と入庫・出庫を記録するだけでも在庫を管理できます。
一方で、商品数や入出庫が増えると、 入力作業や集計、発注対象商品の確認などに時間がかかるようになります。
Excelの更新そのものが負担になってきたら、 在庫管理システムへの切り替えを検討するタイミングです。